Legislacion Documental

El desarrollo, actividad y financiamiento de una entidad tanto pública como privada se manifiesta por medio de los archivos manejados, creados o guardados en sus respectivas instalaciones.  Los documentos son el material físico que contiene de manera directa toda la información, ya sea financiera, económica o administrativa del ente. Es por ello que realmente todo el movimiento de una empresa está basado en los archivos que cumplen un papel fundamental. Pero a menudo muchas empresas no le dan un manejo adecuado o correcto almacenamiento y organización de los mismos, produciendo errores de información, perdida de archivos y un  sin número de problemas que perjudicarían a la empresa.

El Gobierno de Colombia se ha dado cuenta que existía una falta de legislación en este ámbito laboral y por ende este aspecto producía un vacío de regulación. Es así que entra en vigencia la ley 594 de 200 que tiene como objetivo fundamental regular la función archivista del Estado y el Decreto 2609 de 2012.

Colombia como un estado social de derecho tiene como fin salvaguardar todo aquellos archivos que  pueda hacer parte del patrimonial histórico y cultural de la nación, por el hecho de cumplir como fuente inagotable de las reservas de la identidad de Colombia, pero para que ello sea posible es necesario que toda empresa tanto pública como privada maneje un plan de gestión de archivo, pues el primer paso para lograr una documentación organizada.

Es así que podemos establecer que realmente tener un PGA es toda una obligación empresarial para hacer cumplir con el mandato constitucional.

El Plan de Gestión de Archivos es muy importante para una empresa (pública o privada) ya que es una estrategia de gestión para mejorar la prestación del servicio que se brinda ya que da un valor (agrupación y orden) a los archivos, produciendo un orden, ya sea cronológicamente, por asignaturas, departamentos o por frecuencia de consultas o solicitudes, además de que facilita el hallazgo de documentación requerida y  le da un nivel de organización a la compañía.

El plan de archivo es dinámico puesto que por un tiempo específico debe ser cambiado o modificado por el hecho de que la empresa a diario evoluciona. Es así que el PGA jamás se puede estancar en una misma metodología de almacenamiento u orden de los archivos. Es por ende que las tecnologías entran a cumplir un papel fundamental, tales como las nubes de almacenamiento, redes sociales, correos y todo aquello que facilite la creación, almacenamiento y consulta de documentos.

Pero no cualquier persona está capacitada para dicho manejo, al contrario deben las instituciones contar con el personal competente en archivística para desarrollar las actividades inherentes antes mencionadas.

Es necesario aclarar que el PGA también se vincula frente a los procesos de eliminación de

documentación, puesto que muchos documentos pierden una vigencia y por ende deben ser suprimidos; pero no todos pueden terminar en la basura si no que la empresa y el archivista podrán categorizar aquellos que pueden tener un valor histórico y cultural; y es que el Estado  tiene la facultad de expropiar dichos archivos.

Por lo anterior que se puede establecer que los archivos son el eje fundamental de las entidades, produciendo un amplio efecto en estas, ya que permiten la  congregación amplia y suficiente de información. Es así que se les debe dar la importancia correspondiente. Sin un manejo adecuado de la información que transcurre en la empresa, esta no podrá obtener sus resultados, ni metas planteadas por el hecho de no tener una organización documental adecuada.