Decreto 2609 de 2002

Hoy les compartiré una presentación de Power Point con referencia al Decreto 2609 de 2012 enfocando a los principios reguladores del proceso de gestión documental.

El Decreto 2609 de 2012 tiene como objetivo dictar otras disposiciones referente a la gestión documental, basándose en lo establecido en la Ley 594 de 200 que tiene como objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivista del Estado.

Yo deduzco que el Decreto en mención es una actualización de la Ley 594 por el simple hecho de que el orden normativo Colombiano no puede estancarse al contrario debe modernizarse; y esto es lo que ha hecho el Congreso de la República.

El Decreto del año 2012 agrega unos principios fundamentales para que de manera directa se desarrolle el plan de gestión documental de manera eficiente y cumpliendo con los estándares especificados en la Ley 594 del 2000. Eso principios establecidos en el artículo 55 del Decreto son la base  de la planificación documental. Son el hilo conductor hacia el objetivo fundamental de toda empresa (privada o pública) o de la entidad pública Archivo Nacional; que es el de mantener un orden documental, también conservar aquellos archivos que tienen un carácter patrimonial o cultural y el de gestión de eliminación de aquellos documentos que han perdido vida jurídica.

En el  artículo 05 del Decreto se encuentran un número especifico  de principios, los cuales mencionare a continuación:

·       Planeación

·       Eficiencia

·       Economía

·       Control y seguimiento

·       Oportunidad

·       Transparencia

·       Disponibilidad

·       Agrupación

·       Vinculo Archivístico

·       Protección al Medio Ambiente

·       Autoevaluación

·       Coordinación y acceso

·       Cultura Archivística

·       Modernización

·       Interoperabilidad

·       Orientación al ciudadano

·       Neutralidad Tecnológica

·       Protección de la Información y los datos.

En el trabajo de Power Point que les comparto me toco analizar el principio “orientación al Ciudadano”, que explique de la siguiente manera:

Justifico la escogencia de dicho principio por que la Gestión documental se basa en el servicio del ciudadano. Los archivos que se manejan en una entidad son para el uso informativo de sus usuarios, clientes y personas que tengan un interés. Es por esto que todo lo que se realice en una empresa debe ser dirigido para el bienestar de las personas.

¡GRACIAS POR LEER!

Legislacion Documental

El desarrollo, actividad y financiamiento de una entidad tanto pública como privada se manifiesta por medio de los archivos manejados, creados o guardados en sus respectivas instalaciones.  Los documentos son el material físico que contiene de manera directa toda la información, ya sea financiera, económica o administrativa del ente. Es por ello que realmente todo el movimiento de una empresa está basado en los archivos que cumplen un papel fundamental. Pero a menudo muchas empresas no le dan un manejo adecuado o correcto almacenamiento y organización de los mismos, produciendo errores de información, perdida de archivos y un  sin número de problemas que perjudicarían a la empresa.

El Gobierno de Colombia se ha dado cuenta que existía una falta de legislación en este ámbito laboral y por ende este aspecto producía un vacío de regulación. Es así que entra en vigencia la ley 594 de 200 que tiene como objetivo fundamental regular la función archivista del Estado y el Decreto 2609 de 2012.

Colombia como un estado social de derecho tiene como fin salvaguardar todo aquellos archivos que  pueda hacer parte del patrimonial histórico y cultural de la nación, por el hecho de cumplir como fuente inagotable de las reservas de la identidad de Colombia, pero para que ello sea posible es necesario que toda empresa tanto pública como privada maneje un plan de gestión de archivo, pues el primer paso para lograr una documentación organizada.

Es así que podemos establecer que realmente tener un PGA es toda una obligación empresarial para hacer cumplir con el mandato constitucional.

El Plan de Gestión de Archivos es muy importante para una empresa (pública o privada) ya que es una estrategia de gestión para mejorar la prestación del servicio que se brinda ya que da un valor (agrupación y orden) a los archivos, produciendo un orden, ya sea cronológicamente, por asignaturas, departamentos o por frecuencia de consultas o solicitudes, además de que facilita el hallazgo de documentación requerida y  le da un nivel de organización a la compañía.

El plan de archivo es dinámico puesto que por un tiempo específico debe ser cambiado o modificado por el hecho de que la empresa a diario evoluciona. Es así que el PGA jamás se puede estancar en una misma metodología de almacenamiento u orden de los archivos. Es por ende que las tecnologías entran a cumplir un papel fundamental, tales como las nubes de almacenamiento, redes sociales, correos y todo aquello que facilite la creación, almacenamiento y consulta de documentos.

Pero no cualquier persona está capacitada para dicho manejo, al contrario deben las instituciones contar con el personal competente en archivística para desarrollar las actividades inherentes antes mencionadas.

Es necesario aclarar que el PGA también se vincula frente a los procesos de eliminación de

documentación, puesto que muchos documentos pierden una vigencia y por ende deben ser suprimidos; pero no todos pueden terminar en la basura si no que la empresa y el archivista podrán categorizar aquellos que pueden tener un valor histórico y cultural; y es que el Estado  tiene la facultad de expropiar dichos archivos.

Por lo anterior que se puede establecer que los archivos son el eje fundamental de las entidades, produciendo un amplio efecto en estas, ya que permiten la  congregación amplia y suficiente de información. Es así que se les debe dar la importancia correspondiente. Sin un manejo adecuado de la información que transcurre en la empresa, esta no podrá obtener sus resultados, ni metas planteadas por el hecho de no tener una organización documental adecuada.